Xử lý hóa đơn điện tử sai sót 2026: điều chỉnh hay thay thế?
Phát hiện hóa đơn đã lập sai, anh chị làm ngay ba việc: xác định sai ở chỗ nào, báo cho người mua, rồi chọn đúng cách xử lý. Sai tên, địa chỉ mà mã số thuế, tiền, thuế suất vẫn đúng thì chỉ gửi thông báo, không lập lại hóa đơn. Còn sai mã số thuế, số tiền, thuế suất thì lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo Điều 10 Thông tư 91/
Sai gì, xử lý thế nào?
Bảng dưới tóm tắt Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, văn bản hướng dẫn Nghị định 254/2026/NĐ-CP; cả hai áp dụng từ 01/7/2026. Quy định này dùng cho hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn không có mã đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế.
| Hóa đơn sai gì | Cách xử lý |
|---|---|
| Sai tên, địa chỉ người mua hoặc nội dung khác, nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa. | Thông báo cho người mua, không phải lập lại hóa đơn. Gửi cơ quan thuế Mẫu 04/SS-HĐĐT; hệ thống tự trả thông báo tiếp nhận Mẫu 01/TB-SSĐT.Căn cứ: điểm a khoản 1, khoản 4 Điều 10. |
| Sai mã số thuế, tên hàng, quy cách, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác. | Chọn một trong hai cách: lập hóa đơn điều chỉnh, hoặc lập hóa đơn mới thay thế. Trước đó lập văn bản thỏa thuận với người mua ghi rõ nội dung sai.Căn cứ: điểm b khoản 1 Điều 10. |
| Nhiều hóa đơn sai cùng thông tin, cùng một người mua, trong cùng một tháng. | Lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho tất cả các hóa đơn sai, đính kèm bảng kê Mẫu 01/BK-ĐCTT.Căn cứ: điểm b khoản 1 Điều 10. |
| Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, hoặc hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng. | Chỉ được lập hóa đơn thay thế, không lập hóa đơn điều chỉnh (trừ trường hợp trả lại tài sản đã đăng ký tên người mua).Căn cứ: điểm c khoản 1 Điều 10. |
| Hóa đơn đã gửi dữ liệu theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử. | Gửi thông tin điều chỉnh, thay thế ngay trên Bảng tổng hợp của các kỳ tiếp theo, không gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT.Căn cứ: điểm đ, điểm e khoản 1 Điều 10. |
| Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn lập sai trước khi anh chị tự phát hiện. | Cơ quan thuế gửi thông báo Mẫu 01/TB-RSĐT. Người bán rà soát nội dung sai rồi điều chỉnh hoặc thay thế như trên.Căn cứ: khoản 3 Điều 10. |
| Đã điều chỉnh hoặc thay thế một lần, sau đó lại phát hiện hóa đơn còn sai. | Các lần xử lý tiếp theo phải theo đúng hình thức đã chọn lần đầu: đã điều chỉnh thì tiếp tục điều chỉnh.Căn cứ: điểm a khoản 6 Điều 10. |
| Hóa đơn được phép lập không có ký hiệu mẫu số, ký hiệu và số hóa đơn. | Chỉ lập hóa đơn điều chỉnh, không lập hóa đơn thay thế.Căn cứ: điểm b khoản 6 Điều 10. |
Hộ kinh doanh chưa rõ mình có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử hay không thì xem bài hộ kinh doanh có phải xuất hóa đơn.
Ghi dòng điều chỉnh, thay thế thế nào?
Hóa đơn mới phải có dòng chữ dẫn chiếu tới hóa đơn đã lập sai, ghi đủ mẫu số, ký hiệu, số và ngày của hóa đơn đó.
Hóa đơn điều chỉnh: ghi “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Hóa đơn thay thế: ghi “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Sau khi lập: người bán ký số rồi gửi người mua với hóa đơn không có mã; với hóa đơn có mã thì gửi cơ quan thuế cấp mã trước, sau đó mới gửi người mua.
Ví dụ: hóa đơn số 125, Mẫu số 1, ký hiệu C26TAA, ngày 05/8/2026 bị lập sai số tiền. Hóa đơn điều chỉnh ghi “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số 1 ký hiệu C26TAA số 125 ngày 05 tháng 8 năm 2026”.
Zalo
Nhận nhắc hạn nộp thuế qua nhóm Zalo miễn phí:
Nhắc hạn tờ khai, cập nhật luật mới, hỏi đáp cùng Vina Accounting.
Quét mã để vào nhóm.
Hóa đơn điều chỉnh giảm ghi số âm:
Theo điểm c khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, giá trị trên hóa đơn điều chỉnh phải đúng với thực tế điều chỉnh: điều chỉnh tăng ghi số dương, điều chỉnh giảm ghi số âm.
Sai số tiền: hóa đơn ghi tiền hàng 10.000.000 đ, thuế giá trị gia tăng 10% là 1.000.000 đ, trong khi đúng ra tiền hàng là 8.000.000 đ. Hóa đơn điều chỉnh giảm ghi tiền hàng −2.000.000 đ, tiền thuế −200.000 đ, tổng cộng −2.200.000 đ.
Điều chỉnh hóa đơn sai thuế suất: khoản tiền hàng 20.000.000 đ bị ghi thuế suất 10% (2.000.000 đ) thay vì 5% (1.000.000 đ). Anh chị lập hóa đơn thay thế ghi đúng 5%, hoặc lập hóa đơn điều chỉnh giảm tiền thuế −1.000.000 đ.
Hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế khác nhau thế nào?
| Tiêu chí | Hóa đơn điều chỉnh | Hóa đơn thay thế |
|---|---|---|
| Dòng chữ bắt buộc | “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”. | “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”. |
| Số tiền ghi trên hóa đơn | Chỉ phần chênh lệch: tăng ghi số dương, giảm ghi số âm. | Ghi đầy đủ nội dung đúng, thay cho cả hóa đơn đã lập sai. |
| Bắt buộc dùng khi | Hóa đơn không có ký hiệu mẫu số, ký hiệu và số hóa đơn. | Hóa đơn từ máy tính tiền, hóa đơn bán tài sản phải đăng ký. |
| Lần sai tiếp theo | Tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh. | Tiếp tục lập hóa đơn thay thế. |
Với lỗi sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, cả hai cách đều được dùng. Đã chọn cách nào cho một hóa đơn thì giữ đúng cách đó ở các lần sửa sau, không đổi qua lại giữa điều chỉnh và thay thế. Cách lập, kê khai hóa đơn thay thế xem bài riêng.
Giấy tờ đi kèm và kê khai:
Văn bản thỏa thuận với người mua:
Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế, người bán và người mua là tổ chức, hộ hoặc cá nhân kinh doanh lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; người bán lưu văn bản và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu. Nội dung cần có trong văn bản xem tại trang biên bản điều chỉnh hóa đơn.
Thông báo sai sót Mẫu 04/SS-HĐĐT:
Mẫu này chỉ dùng cho lỗi sai tên, địa chỉ và các nội dung không làm sai mã số thuế, tiền, thuế suất. Mẫu thuộc Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC. Muốn hủy hóa đơn đã xuất, xem hủy hóa đơn điện tử nay xử lý thế nào.
Kê khai sau khi điều chỉnh, thay thế:
Hóa đơn điều chỉnh, thay thế lập vì sai sót mà làm đổi số thuế đã khai thì khai bổ sung cho kỳ có hóa đơn sai (điểm a khoản 6 Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP). Riêng hóa đơn điều chỉnh do trả lại hàng, chiết khấu, quyết toán thì kê khai vào kỳ lập hóa đơn điều chỉnh (điểm d khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC). Ví dụ từng trường hợp xem hóa đơn điều chỉnh, thay thế kê khai vào kỳ nào; hạn nộp tờ khai các kỳ xem lịch nộp thuế.
Lỗi hay gặp khi xử lý hóa đơn sai sót:
Dùng Mẫu 04/SS-HĐĐT cho lỗi sai tiền, thuế suất, mã số thuế: các lỗi này phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn máy tính tiền: loại hóa đơn này chỉ được thay thế.
Đổi cách xử lý giữa chừng: lần đầu điều chỉnh, lần sau lại thay thế cho cùng một hóa đơn.
Ghi điều chỉnh giảm bằng số dương: khoản giảm phải ghi số âm đúng với thực tế điều chỉnh.
Thiếu văn bản thỏa thuận: lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế cho người mua là doanh nghiệp, hộ kinh doanh mà không có văn bản ghi rõ nội dung sai.
Gửi trùng thông báo: đã điều chỉnh trên Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn mà vẫn gửi thêm Mẫu 04/SS-HĐĐT.
Bỏ qua hóa đơn sai thì sao?
Cơ quan thuế gửi thông báo rà soát: khi phát hiện hóa đơn lập sai, cơ quan thuế gửi Mẫu 01/TB-RSĐT và người bán phải rà soát, điều chỉnh hoặc thay thế theo khoản 3 Điều 10 Thông tư 91/
Tờ khai lệch dữ liệu hóa đơn: doanh thu, tiền thuế trên tờ khai không khớp dữ liệu hóa đơn cơ quan thuế đang có, anh chị phải giải trình hoặc khai bổ sung.
Người mua không dùng được hóa đơn: doanh nghiệp mua hàng cần hóa đơn đúng mã số thuế, đúng tiền để hạch toán và kê khai, nên sẽ yêu cầu anh chị xử lý trước khi thanh toán.
Không có văn bản khi bị hỏi: văn bản thỏa thuận với người mua phải được lưu và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
Sai nhiều kỳ, không tự xử lý được?
Vina Accounting rà soát giúp anh chị: đối chiếu hóa đơn đầu ra với tờ khai đã nộp, chỉ ra hóa đơn nào cần thông báo, điều chỉnh hay thay thế và kỳ nào cần khai bổ sung. Phí dịch vụ báo trước khi làm. Xem dịch vụ báo cáo thuế.
Hỏi nhanh:
Hóa đơn sai tên công ty có phải lập lại không?Không. Sai tên, địa chỉ nhưng đúng mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế và hàng hóa thì người bán thông báo cho người mua và gửi cơ quan thuế Mẫu 04/SS-HĐĐT, không lập lại hóa đơn.
Hóa đơn sai mã số thuế người mua xử lý thế nào?Người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Trước đó hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; người mua là cá nhân thì người bán thông báo cho họ hoặc đăng trên website của mình.
Hóa đơn điều chỉnh giảm ghi số âm hay số dương?Ghi số âm. Giá trị trên hóa đơn điều chỉnh phải đúng thực tế điều chỉnh: điều chỉnh tăng ghi số dương, điều chỉnh giảm ghi số âm.
Hóa đơn máy tính tiền lập sai có điều chỉnh được không?Không. Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền lập sai thì người bán lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai.
Đã điều chỉnh một lần mà lại phát hiện sai thì làm sao?Các lần xử lý tiếp theo phải theo đúng hình thức đã dùng lần đầu: đã điều chỉnh thì tiếp tục điều chỉnh, đã thay thế thì tiếp tục thay thế.
Căn cứ: Điều 10, Điều 25 Thông tư 91/
Người duyệt: Vina Accounting · Cập nhật: 30/10/2026.
Nhận nhắc hạn thuế qua Zalo:
Miễn phí. Vina Accounting nhắn Zalo trước hạn nộp thuế của hộ kinh doanh, công ty anh chị.
Zalo
Nhận nhắc hạn nộp thuế qua nhóm Zalo miễn phí:
Nhắc hạn tờ khai, cập nhật luật mới, hỏi đáp cùng Vina Accounting.
Quét mã để vào nhóm.
Số 19, Đường D10, KDC Hồng Loan, P. Cái Răng, TP. Cần Thơ
Hotline 0938 13 32 32 · Email Info@VinaAccounting.vn · Website VinaAccounting.vn
Đã nhận thông tin
Cảm ơn anh chị. Chuyên viên Vina Accounting sẽ liên hệ theo số anh chị để lại.
Để lại thông tin, chuyên viên Vina Accounting sẽ gọi lại cho anh chị. Cần gấp: 0938 13 32 32.
Cảm ơn anh chị. Chuyên viên Vina Accounting sẽ liên hệ theo số anh chị để lại. Cần gấp, anh chị gọi 0938 13 32 32.
