Hóa đơn thay thế 2026: khi nào lập, cách lập và kê khai

Hóa đơn thay thế là hóa đơn điện tử mới do người bán lập để thay cho hóa đơn đã lập sai, theo tiết b.2 điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, áp dụng từ 01/7/2026. Trang này hướng dẫn khi nào xuất hóa đơn thay thế, biên bản cần có, cách ghi trên hóa đơn và cách kê khai. Các cách xử lý khác cho hóa đơn sai xem ở trang xử lý hóa đơn sai sót.

Xuất hóa đơn thay thế trong trường hợp nào?

✔ Được chọn thay thế: hóa đơn sai mã số thuế, tên hàng, hàng không đúng quy cách, chất lượng, sai số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác. Với các lỗi này, người bán chọn thay thế hoặc điều chỉnh (điểm b khoản 1 Điều 10).

✔ Bắt buộc thay thế: hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền và hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (điểm c khoản 1), trừ trường hợp trả lại tài sản đã đăng ký theo tên người mua tại tiết c.2 điểm c khoản 5.

✔ Không lập thay thế: sai tên, địa chỉ mà không sai mã số thuế, tiền, thuế suất, hàng hóa thì chỉ gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT. Hóa đơn không có ký hiệu mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn thì chỉ được điều chỉnh (điểm b khoản 6).

✔ Đã điều chỉnh lần đầu: hóa đơn đã xử lý bằng điều chỉnh mà sai tiếp thì phải tiếp tục điều chỉnh, không chuyển sang thay thế (điểm a khoản 6).

Hóa đơn lập theo các nghị định về hóa đơn ban hành năm 2010 và 2014 mà sai thì chỉ có một cách: hai bên lập văn bản thỏa thuận, người bán lập hóa đơn điện tử thay thế và cập nhật đủ thông tin hóa đơn bị thay thế (khoản 2 Điều 24 Thông tư 91/2026/TT-BTC).

Biên bản thay thế hóa đơn: khi nào bắt buộc?

Thông tư 91/2026/TT-BTC gọi biên bản này là văn bản thỏa thuận, phải lập trước khi thay thế hóa đơn (điểm b khoản 1 Điều 10).

✔ Người mua là tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: bắt buộc lập, ghi rõ nội dung sai. Người bán lưu tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

✔ Người mua là cá nhân: không cần biên bản. Người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của mình (nếu có).

✔ Không bắt buộc biên bản: chuyển dữ liệu theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử hoặc Bảng thông tin chi tiết giao dịch (khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP); mua bán trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác.

Biên bản nên ghi ký hiệu mẫu số, ký hiệu, số, ngày của hóa đơn bị thay thế cùng nội dung sai và nội dung đúng, để khớp với dòng chữ ghi chú trên hóa đơn mới.

Tải mẫu biên bản thay thế hóa đơn:

Bấm vào tên mẫu để mở file Word trên Google Drive, chọn Tải xuống, không cần để lại thông tin:

✔ Biên bản thỏa thuận thay thế hóa đơn (Word): Vina Accounting soạn mẫu tham khảo này theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, không phải mẫu do cơ quan nhà nước ban hành. Trang đầu là hướng dẫn và các dòng chữ nghiêng màu xám, xóa trước khi ký.

✔ Chọn điều chỉnh thay vì thay thế: dùng mẫu ở trang biên bản điều chỉnh hóa đơn.

Cách lập hóa đơn thay thế, ghi chú bắt buộc:

✔ Dòng chữ bắt buộc: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”, điền thông tin của hóa đơn bị thay thế (tiết b.2 điểm b khoản 1 Điều 10).

✔ Nội dung: hóa đơn thay thế là hóa đơn mới thay cho hóa đơn sai, nên ghi đầy đủ nội dung đúng. Hóa đơn điều chỉnh thì chỉ ghi phần tăng, giảm.

✔ Ký số và gửi: hóa đơn không có mã gửi thẳng người mua; hóa đơn có mã gửi cơ quan thuế cấp mã rồi mới gửi người mua.

✔ Thay nhiều hóa đơn một lần: cùng người mua, cùng nội dung sai trong cùng tháng thì lập một hóa đơn thay thế, kèm bảng kê Mẫu 01/BK-ĐCTT.

Ví dụ: hóa đơn số 58, Mẫu số 1, ký hiệu C26TVA, ngày 12/9/2026 ghi sai mã số thuế người mua. Sau khi ký biên bản, người bán lập hóa đơn mới với mã số thuế đúng, ghi “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số 1 ký hiệu C26TVA số 58 ngày 12 tháng 9 năm 2026”.

Hóa đơn thay thế kê khai vào kỳ nào?

Thông tư 91/2026/TT-BTC không có quy định riêng về kỳ kê khai cho hóa đơn thay thế lập do sai sót. Câu “người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh” tại điểm d khoản 6 Điều 10 chỉ dành cho hóa đơn điều chỉnh trong các trường hợp ở khoản 5, như trả lại hàng, chiết khấu, thay đổi giá trị khi quyết toán.

✔ Số tiền, tiền thuế không đổi (ví dụ chỉ sai mã số thuế): số thuế trên tờ khai đã nộp không đổi, nên không phát sinh chênh lệch phải khai bổ sung.

✔ Số tiền, tiền thuế thay đổi: tờ khai của kỳ đã kê khai hóa đơn bị thay thế có sai sót. Theo điểm a khoản 6 Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP, người nộp thuế phải khai bổ sung cho kỳ phát sinh sai, sót; làm tăng số thuế thì nộp thêm cùng tiền chậm nộp (nếu có), làm giảm thì được điều chỉnh giảm tiền chậm nộp.

✔ Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ chuyển kỳ sau thay đổi: khai số chênh lệch tăng, giảm vào kỳ phát hiện sai, sót (cùng điểm a khoản 6 Điều 12).

✔ Người mua: thuế giá trị gia tăng đầu vào đã kê khai, khấu trừ bị sai thì kê khai theo quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng (đoạn cuối điểm a khoản 6 Điều 12).

Trường hợp cụ thể nên đối chiếu với cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi nộp. Hạn nộp tờ khai các kỳ xem lịch nộp thuế.

Thay thế hóa đơn khác kỳ, khác năm:

Thông tư 91/2026/TT-BTC không đặt thời hạn cho việc thay thế hóa đơn lập sai, và hóa đơn lập trước 01/7/2026 vẫn được thay thế theo quy định mới (khoản 2 Điều 24).

✔ Khác kỳ trong năm: hóa đơn thay thế mang ngày lập mới; phần chênh lệch số thuế của kỳ cũ xử lý bằng khai bổ sung như mục trên.

✔ Khác năm, đã quyết toán: hóa đơn thay thế làm thay đổi doanh thu, chi phí của năm trước thì khai bổ sung cả tờ khai quyết toán năm đó.

✔ Quá 05 năm: sai sót làm tăng số thuế phải nộp mà hồ sơ khai thuế đã quá 05 năm kể từ ngày hết hạn nộp thì không được khai bổ sung, chỉ bổ sung hồ sơ giải trình với cơ quan thuế (khoản 8 Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP).

Lỗi hay gặp khi xuất hóa đơn thay thế:

✔ Ghi thiếu thông tin hóa đơn gốc: dòng “Thay thế cho hóa đơn…” thiếu ký hiệu, số hoặc ngày nên không đối chiếu được với hóa đơn bị thay thế.

✔ Biên bản ký sau hóa đơn: văn bản thỏa thuận phải có trước hóa đơn thay thế.

✔ Gửi thêm Mẫu 04/SS-HĐĐT: hóa đơn thay thế đã dẫn chiếu hóa đơn sai, Mẫu 04/SS-HĐĐT chỉ dùng cho lỗi sai tên, địa chỉ.

✔ Thay thế hóa đơn không có số: loại hóa đơn này chỉ được điều chỉnh.

✔ Quên khai bổ sung: số tiền trên hóa đơn thay thế khác hóa đơn cũ nhưng tờ khai kỳ cũ không được khai lại.

Cần lập lại hóa đơn và khai bổ sung?

Vina Accounting soạn biên bản thay thế, lập hóa đơn thay thế và khai bổ sung tờ khai các kỳ liên quan, báo phí theo từng hồ sơ trước khi nhận.

Câu hỏi thường gặp về hóa đơn thay thế:

Hóa đơn thay thế là gì?
Là hóa đơn điện tử mới thay cho hóa đơn đã lập sai, có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm” của hóa đơn bị thay thế.

Xuất hóa đơn thay thế trong trường hợp nào?
Khi hóa đơn sai mã số thuế, hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế và người bán chọn thay thế thay vì điều chỉnh. Hóa đơn từ máy tính tiền và hóa đơn bán tài sản phải đăng ký thì bắt buộc thay thế.

Hóa đơn thay thế kê khai vào kỳ nào?
Thông tư 91/2026/TT-BTC không quy định riêng. Nếu số tiền, tiền thuế thay đổi thì khai bổ sung cho kỳ phát sinh sai sót theo điểm a khoản 6 Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP; nếu không đổi thì không phát sinh chênh lệch phải khai.

Có bắt buộc lập biên bản thay thế hóa đơn không?
Bắt buộc khi người mua là tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Người mua là cá nhân thì người bán chỉ cần thông báo cho họ hoặc đăng trên website của mình (nếu có).

Đã điều chỉnh rồi có chuyển sang thay thế được không?
Không. Hóa đơn đã xử lý bằng điều chỉnh thì các lần sau tiếp tục điều chỉnh, đã thay thế thì tiếp tục thay thế (điểm a khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC).

Căn cứ pháp lý: Điều 10, khoản 2 Điều 24 Thông tư 91/2026/TT-BTC;
khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP;
khoản 6, khoản 8 Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP.

Người duyệt: Vina Accounting · Cập nhật: 02/11/2026.