Thuộc chủ đề xử lý hóa đơn sai sót.

Biên bản điều chỉnh hóa đơn 2026 (mẫu Word)

Hóa đơn điện tử lập sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa thì trước khi xuất hóa đơn điều chỉnh hay thay thế, người bán và người mua là tổ chức, hộ kinh doanh phải ký văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai, quen gọi là biên bản điều chỉnh hóa đơn. Sai tên, địa chỉ thì không cần biên bản.

Cần làm ngay: tải mẫu Word bên dưới, điền thông tin hóa đơn sai, hai bên ký rồi mới lập hóa đơn mới, lưu biên bản cùng hóa đơn. Quy định này áp dụng từ 01/7/2026 theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Khi nào phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn?

Điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC yêu cầu lập văn bản thỏa thuận khi hóa đơn đã lập sai một trong các nội dung sau và người bán chọn điều chỉnh hoặc thay thế:

✔Mã số thuế của người mua hoặc người bán.✔Hàng hóa: tên hàng hóa, dịch vụ ghi sai, hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng.✔Tiền và thuế: số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế.✔Nội dung bắt buộc khác của hóa đơn, trừ nhóm sai tên, địa chỉ nêu ở mục dưới.

Nguyên văn quy định trong Thông tư:

“Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều này: Trường hợp người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.”

Ví dụ: công ty xuất hóa đơn bán 100 thùng hàng nhưng thực giao 90 thùng. Hai bên ký biên bản ghi rõ số lượng, thành tiền và tiền thuế sai, rồi người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm 10 thùng, ghi số âm.

Trường hợp nào không cần biên bản?

✔Sai tên, địa chỉ, số tiền viết bằng chữ mà không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa: người bán thông báo cho người mua, không lập lại hóa đơn và gửi cơ quan thuế Mẫu số 04/SS-HĐĐT (điểm a khoản 1 Điều 10).✔Người mua là cá nhân không kinh doanh: người bán thông báo cho người mua hoặc đăng trên website của người bán (nếu có).✔Gửi dữ liệu theo bảng tổng hợp: người bán chuyển dữ liệu hóa đơn theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử hoặc Bảng thông tin chi tiết giao dịch theo khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.✔Mua bán trên nền tảng thương mại điện tử và nền tảng số khác.

Trả lại hàng, chiết khấu thương mại hay thay đổi giá trị khi quyết toán (khoản 5 Điều 10) không phải hóa đơn lập sai nên không thuộc diện bắt buộc biên bản nêu trên. Riêng trả lại hàng, hai bên phải có đủ hồ sơ, chứng từ liên quan và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

Zalo

Nhận nhắc hạn nộp thuế qua nhóm Zalo miễn phí:

Nhắc hạn tờ khai, cập nhật luật mới, hỏi đáp cùng Vina Accounting.

Quét mã để vào nhóm.

Biên bản điều chỉnh hóa đơn phải có nội dung gì?

Thông tư chỉ bắt buộc ghi rõ nội dung sai, không ban hành mẫu. Để đối chiếu được khi cơ quan thuế kiểm tra, chúng tôi khuyên biên bản có đủ các phần sau:

✔Thông tin hai bên: tên, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện, chức vụ.✔Hóa đơn đã lập sai: ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập, mã của cơ quan thuế nếu có, tổng tiền thanh toán.✔Nội dung sai và nội dung đúng đặt cạnh nhau, kèm số tiền chênh lệch tăng hoặc giảm.✔Lý do sai và hình thức xử lý: điều chỉnh tăng, điều chỉnh giảm hay thay thế.✔Cam kết của hai bên, ngày lập và chữ ký, đóng dấu (nếu có) hoặc chữ ký số.

Hóa đơn lập sau biên bản phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm” hoặc “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”. Nhiều hóa đơn sai cùng nội dung, cùng một người mua trong cùng tháng thì được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, kèm bảng kê Mẫu số 01/BK-ĐCTT.

Tải mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn (Word):

Hai mẫu tham khảo do Vina Accounting soạn theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, không phải mẫu do cơ quan nhà nước ban hành. Bấm nút để mở file trên Google Drive, chọn Tải xuống, không cần để lại thông tin:

✔Biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn: dùng cho cả điều chỉnh tăng và điều chỉnh giảm, có bảng nội dung sai, nội dung đúng và chênh lệch.✔Biên bản thỏa thuận thay thế hóa đơn: dùng khi lập hóa đơn mới thay cho hóa đơn sai, bắt buộc với hóa đơn từ máy tính tiền.

Mỗi file có trang hướng dẫn và các dòng chữ nghiêng màu xám; anh chị xóa trang này cùng các dòng hướng dẫn trước khi in hoặc ký.

Ký số hay ký tay, lưu ở đâu?

Thông tư 91/2026/TT-BTC không quy định biên bản phải ký số hay ký tay. Điều bắt buộc là văn bản có trước hóa đơn điều chỉnh, thay thế và được người bán lưu giữ tại đơn vị, xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

✔Hai bên ở xa: lập file, người bán ký số rồi gửi người mua ký số trên cùng file, gửi lại qua thư điện tử.✔Gặp trực tiếp: in 02 bản, người đại diện ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu (nếu có), mỗi bên giữ 01 bản.✔Lưu cùng hóa đơn: đặt tên file theo ký hiệu, số hóa đơn bị sai để tra nhanh khi quyết toán hoặc kiểm tra thuế.

Ngày ký biên bản nên trước hoặc cùng ngày lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế, vì Thông tư dùng chữ “trước khi điều chỉnh, thay thế”.

Lỗi hay gặp khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn:

✔Xuất hóa đơn trước, ký biên bản sau: ngày biên bản sau ngày hóa đơn điều chỉnh là trái trình tự của điểm b khoản 1 Điều 10.✔Lập biên bản cho lỗi sai tên, địa chỉ rồi xuất hóa đơn điều chỉnh: lỗi này chỉ cần thông báo và gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT.✔Ghi điều chỉnh giảm bằng số dương: điều chỉnh giảm phải ghi số âm (điểm c khoản 6 Điều 10).✔Đổi hình thức giữa chừng: lần đầu đã điều chỉnh thì lần sau sai tiếp vẫn phải điều chỉnh, không chuyển sang thay thế (điểm a khoản 6 Điều 10).✔Điều chỉnh hóa đơn máy tính tiền: hóa đơn này chỉ được thay thế, dùng mẫu biên bản thay thế (điểm c khoản 1 Điều 10).✔Thiếu thông tin hóa đơn gốc: không ghi ký hiệu, số, ngày hóa đơn sai thì biên bản không khớp được với hóa đơn mới.

Rủi ro nếu bỏ qua: không có văn bản thỏa thuận là làm sai quy định tại Điều 10, và khi bị kiểm tra, người bán không có chứng từ chứng minh hai bên đã thống nhất nội dung sai. Hóa đơn sai còn phải xử lý đúng hướng, xem cách làm từng loại lỗi ở trang xử lý hóa đơn sai sót.

Câu hỏi thường gặp về biên bản điều chỉnh hóa đơn:

Biên bản điều chỉnh hóa đơn có bắt buộc không?Bắt buộc khi hóa đơn điện tử lập sai mã số thuế, hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác và người mua là tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Thông tư 91/2026/TT-BTC gọi đây là văn bản thỏa thuận, phải lập trước khi xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

Sai tên công ty, địa chỉ có cần lập biên bản điều chỉnh không?Không. Nếu không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa thì người bán thông báo cho người mua, không phải lập lại hóa đơn và gửi cơ quan thuế Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

Người mua là cá nhân có cần biên bản không?Không cần văn bản thỏa thuận. Người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có) trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn.

Hóa đơn điều chỉnh giảm ghi số âm hay số dương?Điều chỉnh giảm ghi số âm, điều chỉnh tăng ghi số dương, đúng với giá trị thực tế điều chỉnh. Biên bản nên ghi rõ số tiền chênh lệch để khớp với hóa đơn điều chỉnh.

Biên bản điều chỉnh hóa đơn ký số hay ký tay?Thông tư 91/2026/TT-BTC không quy định hình thức ký. Hai bên có thể ký tay trên bản giấy hoặc ký số trên bản điện tử; người bán lưu giữ tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

Căn cứ: điểm a, điểm b, điểm c khoản 1, khoản 5, điểm a và điểm c khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC; khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Người duyệt: Vina Accounting · Cập nhật: 30/10/2026.

Nhận nhắc hạn thuế qua Zalo:

Miễn phí. Vina Accounting nhắn Zalo trước hạn nộp thuế của hộ kinh doanh, công ty anh chị.

Cần xử lý hóa đơn sai cho cả kỳ?

Vina Accounting rà hóa đơn sai, soạn biên bản, lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế và kê khai lại cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh. Báo phí trước khi làm.

Cần kế toán theo dõi hóa đơn hằng tháng, xem dịch vụ kế toán của Công ty TNHH Vina Accounting.

Zalo

Nhận nhắc hạn nộp thuế qua nhóm Zalo miễn phí:

Nhắc hạn tờ khai, cập nhật luật mới, hỏi đáp cùng Vina Accounting.

Quét mã để vào nhóm.