Hủy hóa đơn điện tử đã xuất được không? Cách xử lý từ 01/7/2026

Từ 01/7/2026, hóa đơn điện tử đã lập không còn thủ tục hủy. Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC chỉ cho ba cách xử lý hóa đơn lập sai: gửi thông báo sai sót Mẫu 04/SS-HĐĐT, lập hóa đơn thay thế hoặc lập hóa đơn điều chỉnh. Trang này giải thích việc anh chị quen gọi là “hủy hóa đơn” nay phải làm thế nào; các lỗi hóa đơn khác xem ở trang xử lý hóa đơn sai sót.

Hóa đơn điện tử đã xuất còn hủy được không?

Không. Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định 41/2022/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP hết hiệu lực từ 01/7/2026 theo khoản 2 Điều 43 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Khoản 2 Điều 25 Thông tư 91/2026/TT-BTC cũng chấm dứt hiệu lực của Thông tư 32/2025/TT-BTC. Bước gửi thông báo hủy hóa đơn theo các văn bản cũ vì vậy không còn áp dụng.

✔ Phạm vi: Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC áp dụng cho hóa đơn đã được cấp mã của cơ quan thuế và hóa đơn không có mã đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế. Điều này chỉ có thông báo sai sót, điều chỉnh và thay thế.

✔ “Tiêu hủy” là việc khác: khoản 8 Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP dùng chữ tiêu hủy cho hóa đơn đã hết thời hạn lưu trữ, không dùng để sửa hóa đơn lập sai.

✔ Hóa đơn lập trước 01/7/2026: phát hiện sai thì cũng điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định mới (khoản 2 Điều 24 Thông tư 91/2026/TT-BTC).

Định hủy vì lý do gì thì xử lý thế nào?

Chọn cách xử lý theo đúng lý do anh chị định hủy hóa đơn, theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC:

✔ Sai tên, địa chỉ, số tiền viết bằng chữ: không lập lại hóa đơn. Người bán báo người mua và gửi cơ quan thuế Mẫu 04/SS-HĐĐT (điểm a khoản 1).

✔ Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, tên hàng hoặc hàng không đúng quy cách, chất lượng: lập hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh (điểm b khoản 1).

✔ Hóa đơn từ máy tính tiền, hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng: chỉ lập hóa đơn thay thế (điểm c khoản 1).

✔ Khách trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng: người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ khi hai bên thỏa thuận để người mua lập hóa đơn trả lại hàng (tiết c.1 điểm c khoản 5).

✔ Đã xuất hóa đơn khi thu tiền trước, sau đó hủy hoặc chấm dứt giao dịch: áp dụng cho dịch vụ, kinh doanh bất động sản, xây dựng; người bán điều chỉnh hóa đơn đã lập (tiết c.4 điểm c khoản 5).

Hóa đơn thay thế gần với ý “hủy để lập lại” nhất, vì hóa đơn mới thay cho toàn bộ hóa đơn sai. Cách lập, ghi chú và kê khai xem trang hóa đơn thay thế; nội dung văn bản thỏa thuận với người mua xem trang biên bản điều chỉnh hóa đơn.

Thông báo hủy hóa đơn nay thay bằng mẫu nào?

Tại Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC, Mẫu 04/SS-HĐĐT là thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai, không phải thông báo hủy. Mẫu chỉ dùng cho lỗi tại điểm a khoản 1 Điều 10. Gửi xong, Hệ thống thông tin quản lý thuế tự động trả thông báo tiếp nhận theo Mẫu 01/TB-SSĐT (khoản 4 Điều 10).

✔ Đã chọn thay thế hoặc điều chỉnh: không cần gửi thêm Mẫu 04/SS-HĐĐT, vì hóa đơn mới đã dẫn chiếu hóa đơn sai bằng dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn…” hoặc “Điều chỉnh cho hóa đơn…”.

✔ Gửi dữ liệu theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử: người bán điều chỉnh, thay thế ngay trên bảng tổng hợp của các kỳ tiếp theo, không gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT (điểm đ khoản 1 Điều 10).

Tải mẫu dùng thay cho thủ tục hủy:

Bấm vào tên mẫu để mở file Word trên Google Drive, chọn Tải xuống, không cần để lại thông tin:

✔ Biên bản thỏa thuận thay thế hóa đơn (Word): Vina Accounting soạn mẫu tham khảo này theo điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, không phải mẫu do cơ quan nhà nước ban hành. Trang đầu là hướng dẫn, xóa trước khi ký.

✔ Biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn (Word): mẫu tham khảo cùng loại, dùng khi anh chị chọn điều chỉnh tăng hoặc giảm thay vì thay thế.

✔ Mẫu 04/SS-HĐĐT: mẫu chính thức thuộc Phụ lục III ban hành kèm Thông tư 91/2026/TT-BTC, người bán gửi cơ quan thuế theo điểm a khoản 1 Điều 10.

Các bước xử lý thay cho thao tác hủy:

✔ Bước 1, xác định lỗi: đối chiếu hóa đơn với hợp đồng, phiếu giao hàng để biết hóa đơn sai ở nội dung nào, có làm sai số tiền hay không.

✔ Bước 2, thống nhất với người mua: người mua là tổ chức, hộ hoặc cá nhân kinh doanh thì hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai. Người mua là cá nhân thì người bán thông báo cho họ hoặc thông báo trên website của mình (nếu có).

✔ Bước 3, lập hóa đơn mới: hóa đơn thay thế ghi dòng “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”; hóa đơn điều chỉnh ghi “Điều chỉnh cho hóa đơn…” với cùng các thông tin đó.

✔ Bước 4, ký số và gửi: hóa đơn không có mã thì gửi thẳng cho người mua. Hóa đơn có mã thì gửi cơ quan thuế cấp mã trước, sau đó mới gửi người mua.

✔ Bước 5, lưu hồ sơ: lưu văn bản thỏa thuận cùng hóa đơn tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Nhiều hóa đơn của cùng một người mua lập sai cùng nội dung trong cùng tháng thì được lập một hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh, kèm bảng kê Mẫu 01/BK-ĐCTT. Doanh nghiệp chưa có hoặc muốn đổi nhà cung cấp hóa đơn điện tử xem dịch vụ hóa đơn điện tử.

Để hóa đơn sai, không xử lý thì sao?

Hóa đơn lập sai vẫn còn trong dữ liệu của cơ quan thuế với số tiền, thuế suất đã ghi. Khi phát hiện, cơ quan thuế gửi Mẫu 01/TB-RSĐT để người bán rà soát, và người bán vẫn phải điều chỉnh hoặc thay thế (khoản 3 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC).

Doanh thu, tiền thuế trên tờ khai phải khớp hóa đơn. Hồ sơ khai thuế đã nộp có sai sót thì khai bổ sung theo Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP; khai bổ sung làm tăng số thuế phải nộp thì nộp thêm cả tiền chậm nộp (nếu có). Mức phạt khi nộp tờ khai trễ xem mức phạt chậm nộp tờ khai thuế; cần người rà soát cả kỳ xem dịch vụ báo cáo thuế.

Hóa đơn sai nhiều, cần người xử lý?

Vina Accounting rà hóa đơn đã xuất, chọn thay thế hay điều chỉnh, soạn văn bản thỏa thuận và khai bổ sung khi cần, báo phí theo từng hồ sơ trước khi nhận.

Câu hỏi thường gặp về hủy hóa đơn điện tử:

Có được hủy hóa đơn điện tử đã xuất không?
Không. Từ 01/7/2026, Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC chỉ cho gửi thông báo sai sót Mẫu 04/SS-HĐĐT, lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế; không còn thủ tục hủy hóa đơn đã lập.

Thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành nay thay bằng gì?
Thường là hóa đơn thay thế: hai bên lập văn bản thỏa thuận, người bán lập hóa đơn mới ghi “Thay thế cho hóa đơn…”, ký số rồi gửi. Hóa đơn từ máy tính tiền lập sai chỉ được xử lý bằng cách này.

Thông báo hủy hóa đơn điện tử còn dùng không?
Không. Mẫu 04/SS-HĐĐT hiện hành là thông báo hóa đơn đã lập sai, chỉ dùng khi sai tên, địa chỉ và các nội dung không làm sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa.

Khách hủy đơn hàng sau khi đã xuất hóa đơn thì làm sao?
Khách trả lại hàng thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh (tiết c.1 điểm c khoản 5 Điều 10). Đã xuất hóa đơn khi thu tiền trước rồi hủy giao dịch thì điều chỉnh theo tiết c.4. Hai bên giữ đủ hồ sơ, chứng từ về việc trả lại.

Hóa đơn lập năm 2025 bị sai, nay xử lý theo quy định nào?
Theo quy định mới: điều chỉnh hoặc thay thế theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, như khoản 2 Điều 24 của Thông tư này hướng dẫn.

Căn cứ: Điều 10, khoản 2 Điều 24, khoản 2 Điều 25 Thông tư 91/2026/TT-BTC; khoản 8 Điều 3, khoản 2 Điều 43 Nghị định 254/2026/NĐ-CP; Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP.

Người duyệt: Vina Accounting · Cập nhật: 02/11/2026.